Sección 2: Usuarios y Requisitos - Assessment Microsoft 365

Usuarios y Colaboración

Comprender a los usuarios es fundamental para el éxito de la migración y adopción de SharePoint Online.

¿Quiénes serán los principales usuarios o grupos de usuarios de SharePoint Online tras la migración (departamentos, equipos, roles)? Para identificar a los stakeholders clave y enfocar la solución en sus necesidades.

¿Cómo colaboran actualmente los usuarios con los archivos (envío de adjuntos por correo, carpetas compartidas, duplicación de archivos, etc.)? Para comprender los hábitos de trabajo actuales y orientar la capacitación aprovechando funcionalidades colaborativas de SharePoint.

¿Cuál es el nivel de familiaridad de los usuarios con las herramientas de Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive, Teams)? Para evaluar la necesidad de formación y soporte adicional, asegurando una transición fluida.

¿Existen usuarios externos (clientes, proveedores) con quienes se comparten archivos actualmente? Para determinar los requisitos de acceso externo seguro en SharePoint manteniendo la protección de la información.

¿Han identificado "campeones" o líderes internos que puedan impulsar la adopción de la plataforma? Para apoyarse en líderes internos que promuevan la cultura digital y faciliten la gestión del cambio.

Requisitos Técnicos

Evaluemos los aspectos técnicos que impactarán en la estrategia de migración y configuración de SharePoint.

¿Qué limitaciones o consideraciones técnicas existen en el entorno actual (ancho de banda, ventanas de tiempo para migrar, tipos o tamaños de archivo especiales)? Para identificar los desafíos técnicos de la migración y planificar las mitigaciones adecuadas.

¿Es necesario mantener la estructura de permisos actual (NTFS) en SharePoint Online o se redefinirá la gestión de permisos? Para planificar la configuración de permisos (grupos, niveles de acceso) en SharePoint y asegurar una transición segura.

¿Existen integraciones técnicas o scripts vinculados al servidor de archivos que deban replicarse en SharePoint? Para detectar dependencias técnicas (macros, scripts de backup, unidades mapeadas) y reemplazarlas con soluciones equivalentes.

¿Qué sistemas operativos y dispositivos utilizan los usuarios para acceder a los archivos? Para asegurar la compatibilidad y experiencia óptima tras la migración (uso del cliente de OneDrive en Windows/Mac, aplicaciones móviles).

¿Requieren migrar el historial de versiones de documentos o solo la versión más reciente de cada archivo? Para definir la estrategia de migración de versiones equilibrando la conservación del historial con la optimización del espacio.