Sección 3: Gobernanza y Adopción - Assessment Microsoft 365

Gobernanza

Establecer políticas claras es fundamental para mantener el orden y la eficiencia en SharePoint.

¿Cuentan con un modelo de gobernanza actual para la gestión de documentos (políticas de organización de carpetas, propietarios de contenido, etc.)? Para entender las prácticas actuales y adaptarlas o mejorarlas en el entorno SharePoint Online.

¿Quién será responsable de administrar la plataforma (propietarios de sitios, administradores) y cómo se asignarán dichas responsabilidades? Para establecer una estructura clara de roles.

¿Cómo se definirá la estructura de sitios y bibliotecas en SharePoint (por departamento, proyecto, ubicación geográfica, etc.)? Para alinear la arquitectura de la información en SharePoint con la organización del negocio.

¿Qué políticas se implementarán para el ciclo de vida de los documentos (archivado, expiración, eliminación)? Para asegurar que la información se gestione según su valor y vigencia.

¿Cómo controlarán la creación de nuevos sitios o grupos para evitar una proliferación descontrolada? Para definir procedimientos que mantengan el orden y la coherencia en la plataforma.

Adopción y Éxito

La adopción exitosa requiere planificación, capacitación y medición continua.

¿Tienen una estrategia de capacitación y comunicación para introducir SharePoint Online a los empleados? Para garantizar que los usuarios comprendan las nuevas herramientas y prácticas.

¿Cómo medirán el éxito de la adopción de SharePoint Online? (ej., métricas de uso, reducción de almacenamiento, satisfacción del usuario) Para definir indicadores clave (KPIs) que permitan evaluar el progreso.

¿Han identificado casos de uso prioritarios o "victorias rápidas" que muestren el valor de la plataforma tempranamente? Para enfocarse en escenarios de alto impacto y lograr beneficios tempranos.

¿Existe un plan de soporte post-implementación (mesa de ayuda, superusuarios) para resolver dudas y problemas de los usuarios? Para asegurar que tras la migración los empleados cuenten con apoyo continuo.

¿Cómo se recogerá y utilizará la retroalimentación de los usuarios para mejorar la plataforma? Para fomentar la mejora continua incorporando las sugerencias de los usuarios.