Sección 6: Integraciones y Experiencia - Assessment Microsoft 365

Integraciones con Sistemas Core del Negocio

La integración con sistemas empresariales es clave para maximizar el valor de SharePoint.

¿Qué sistemas empresariales clave (ERP, CRM, gestión de proyectos) interactúan con los archivos del servidor? Para identificar interdependencias y planificar integraciones en SharePoint.

¿Necesitan que SharePoint Online se integre con esos sistemas? (ej., vincular documentos a registros de ERP/CRM) Para determinar los requisitos de integración.

¿Cómo gestionan actualmente el intercambio de información entre el servidor de archivos y las aplicaciones de negocio? Para comprender los flujos existentes y replicarlos o mejorarlos con SharePoint.

¿Existen oportunidades para optimizar procesos al combinar SharePoint con estos sistemas? Para descubrir posibilidades de transformación digital.

¿Qué tipo de acceso a datos de sistemas core necesitarán los usuarios a través de SharePoint o Teams? Para diseñar la experiencia de usuario considerando la visualización de datos externos.

Experiencia del Usuario y Colaboración

Una excelente experiencia de usuario es fundamental para la adopción exitosa de SharePoint.

¿Cómo espera la organización que los empleados accedan a los documentos? (vía web, sincronización en PC, dispositivos móviles) Para asegurar que la solución soporte las modalidades de trabajo requeridas.

¿Utilizarán Microsoft Teams u otras herramientas de Microsoft 365 para colaborar en los documentos migrados? Para determinar cómo integrar SharePoint con Teams u otras aplicaciones.

¿Hay consideraciones de accesibilidad o necesidades especiales entre los usuarios que deban contemplarse? Para garantizar que la plataforma ofrezca una experiencia de uso inclusiva.

¿Qué mejoras esperan los usuarios en la búsqueda y localización de información con SharePoint Online? Para identificar problemas actuales de búsqueda y aprovechar las capacidades de SharePoint.

¿Cómo facilitarán la colaboración segura con clientes o socios externos en la nueva plataforma? Para planificar el uso de funciones de uso compartido externo.

Gobernanza Moderna

Microsoft Purview y las herramientas modernas de gobernanza son esenciales para el control de datos.

¿Cómo planean utilizar Microsoft Purview y sus herramientas para mantener la visibilidad y control sobre los datos? Para asegurar que se aprovechen las capacidades modernas de gobernanza.

¿Existe un esquema de clasificación de la información a nivel corporativo? (ej., niveles de confidencialidad) Para unificar la estrategia de clasificación de datos de la organización.

¿Qué políticas establecerán para la creación, nomenclatura y ciclo de vida de sitios y grupos de Microsoft 365? Para mantener orden y coherencia en el entorno.

¿Cómo se asegurará el alineamiento continuo con normativas internas y externas? Para planificar un proceso de gobernanza continua.

¿Quién será el responsable de la gobernanza y cómo se comunicarán las políticas a los usuarios? Para definir un modelo de gobierno con responsables claros.